Uma data anotada não ajuda muito se você só a encontra depois que o prazo passou. Entre aulas, deslocamentos e mensagens de alunos, lembrar quando cobrar uma parcela ou pagar uma despesa pode virar mais uma tarefa dependente da memória.
No InstrutorDrive, recebimentos e despesas com status Pendente entram em uma verificação diária de vencimentos. Com as notificações autorizadas no Android, o app pode avisar três dias antes da data, no dia e depois que o lançamento venceu.
Este guia mostra como preparar os registros que alimentam esses lembretes de vencimentos, entender o que cada aviso significa e atualizar o financeiro depois de confirmar um pagamento.
O lembrete começa em um lançamento bem preenchido
A notificação não tenta descobrir datas em conversas nem presume que um valor foi pago. Ela usa os dados guardados em A receber e A pagar.
Cada lançamento precisa ter:
- uma descrição que permita reconhecer o compromisso;
- um valor maior que zero;
- uma data válida;
- o status Pendente enquanto ainda exige acompanhamento.
O tipo do lançamento define a mensagem. Uma receita gera aviso de recebimento; um custo gera aviso de pagamento. Registros marcados como Pago ou Cancelado ficam fora da verificação.
Por isso, trate data e status como informações operacionais. Uma data aproximada ou um item já quitado que continua pendente produz um lembrete que não representa a situação real.
Ative as notificações no Android
Na primeira abertura em versões do Android que exigem permissão para notificações, o InstrutorDrive solicita autorização. Aceite essa permissão para que os avisos de vencimento possam aparecer.
Se você recusou ou desativou depois, abra as configurações de aplicativos do Android, localize o InstrutorDrive e confira a permissão de notificações. O canal usado pelo app se chama Vencimentos e reúne lembretes de recebimentos e pagamentos.
A rotina é executada periodicamente e precisa de conexão para consultar os lançamentos. Não trate o aviso como um alarme para um horário exato. Use a data registrada como referência principal e a notificação como apoio para revisar o financeiro.
Prepare os recebimentos dos alunos
Quando o aluno contrata um serviço parcelado, o cadastro pode gerar os itens vinculados ao acordo:
- Abra Alunos e selecione o cadastro.
- Entre em Pagamento.
- Confira o serviço, o valor total e a forma de pagamento.
- Selecione a condição parcelada, informe a quantidade e a primeira data.
- Salve o aluno.
- Abra Financeiro > A receber e revise as parcelas criadas.
Cada parcela tem valor, data e status próprios. Assim, o aviso se refere ao vencimento daquele item, não ao contrato inteiro. O guia de parcelamento de aulas de direção detalha como conferir o calendário e ajustar uma parcela sem refazer todo o acordo.
Para uma entrada que não pertence a esse parcelamento, use Adicionar recebimento em A receber. Informe uma descrição identificável, valor, data e status. O lançamento manual participa da mesma rotina de vencimentos enquanto estiver pendente.
Prepare as despesas a pagar
Despesas também podem gerar avisos. Em Financeiro > A pagar, você pode cadastrar um item manualmente, importar custos da precificação ou repetir os lançamentos do mês anterior.
Depois de criar a lista, abra cada despesa e confira a data real. Itens importados ou repetidos são um ponto de partida; não devem permanecer com uma data inicial apenas porque ela foi preenchida automaticamente.
Mantenha como Pendente somente o que ainda precisa ser pago. Quando o compromisso for quitado, altere para Pago. Se deixou de existir, escolha Cancelado quando quiser preservar o registro ou exclua o item criado por engano.
Para revisar as diferenças entre cadastro manual, importação e repetição, consulte o tutorial de despesas mensais do instrutor.
Entenda os três marcos do aviso
Para cada lançamento pendente, a rotina verifica três momentos:
- Três dias antes: chama atenção para um recebimento ou pagamento que se aproxima.
- No dia: indica que a data registrada chegou.
- Depois do vencimento: sinaliza que o item continua pendente com a data passada.
Cada marco é notificado uma vez por lançamento. O app não envia o mesmo aviso de atraso todos os dias. Se o item permanecer pendente, ele continuará destacado no financeiro, mas o lembrete daquele marco não fica se repetindo.
O texto da notificação usa a descrição e o valor do lançamento. As parcelas geradas pelo cadastro recebem identificações como “Parcela 2/4”. Em lançamentos manuais, descrições como “Seguro do veículo — julho” dão mais contexto do que nomes genéricos como “Pagamento”.
O aviso não dá baixa automática
Receber uma notificação não comprova que o dinheiro entrou ou saiu. Depois do aviso:
- confira o pagamento no meio utilizado, como conta bancária ou recibo;
- abra Financeiro;
- entre em A receber ou A pagar;
- localize o lançamento correto;
- toque em Editar;
- altere o status para Pago somente após a confirmação;
- salve.
Se a data mudou, edite o vencimento do item. Não marque como pago apenas para esconder um atraso. O status precisa representar o que aconteceu, porque também participa dos totais e dos destaques do período.
Pagamento e aula concluída continuam sendo controles separados. Dar baixa em uma parcela não altera o progresso das horas; concluir uma aula também não confirma um recebimento. Veja como manter essa separação no guia de agenda para instrutor de autoescola.
Exemplo: uma semana com entradas e saídas
Imagine que você tenha três compromissos na mesma semana:
- uma parcela de aluno na quarta-feira;
- o seguro do veículo na sexta-feira;
- um recebimento avulso no sábado.
Depois de cadastrar os três itens como pendentes, com as datas corretas, a rotina pode avisar em cada um dos três marcos. Quando a parcela do aluno entrar, você confirma o recebimento e muda o status para pago. O seguro continua pendente até a quitação. Se o recebimento avulso for remarcado, você corrige a data em vez de criar outro item.
No fim da semana, os status em A receber e A pagar permitem distinguir o que foi resolvido do que ainda exige ação. A notificação chama atenção; a atualização do registro fecha o ciclo.
Se você é instrutor autônomo
Use os avisos dentro de uma rotina curta, sem transformar notificação em controle financeiro completo:
- ao combinar um pagamento: registre o valor e a data no mesmo momento;
- ao receber um aviso: confira a situação real antes de mudar o status;
- ao confirmar a movimentação: dê baixa no lançamento correto;
- uma vez por semana: abra A receber e A pagar para revisar itens próximos ou vencidos;
- no fim do mês: corrija datas antigas e não carregue pendências que já foram resolvidas.
Se uma notificação não aparecer, confira primeiro quatro pontos: permissão do Android, conexão disponível, data válida e status pendente. Depois, consulte a lista financeira, que permanece sendo a fonte do acompanhamento mesmo sem o aviso.
Transforme datas em ações acompanháveis
Lembretes úteis dependem de registros úteis. Quando recebimentos e despesas têm descrição, valor, data e status corretos, os avisos ajudam você a perceber o que se aproxima e o que ficou pendente sem tentar substituir sua conferência.
Instale o InstrutorDrive e acompanhe vencimentos, recebimentos, despesas, alunos e aulas no celular.